Mira, seré honesto contigo: la gestión del inventario en la cocina de un restaurante no es exactamente el tema más sexy del mundo culinario. Nadie sueña con abrir un restaurante para poder contar los tomates a las 11 de la noche de un martes. Pero esta es la cuestión: domine su inventario y, de repente, no perderá dinero con productos en mal estado o revueltos porque le faltan tres filetes durante la hora punta de la cena del sábado.
He visto a chefs brillantes con talento de nivel Michelin cerrar sus puertas porque no podían entender el poco atractivo negocio de rastrear lo que entra y lo que sale. Y he visto anuncios aparentemente mediocres que imprimen dinero porque dan en el clavo. Así que sí, la gestión del inventario es muy importante.
La industria de los restaurantes pierde aproximadamente Entre el 4 y el 10% de las compras de alimentos se desperdician incluso antes de que llegue al plato del cliente. Eso no es solo negligencia ambiental; es puro beneficio que cae directamente al basurero. Los restauradores modernos recurren cada vez más a la tecnología para tapar estas hemorragias financieras, y por una buena razón.
¿Cómo administran realmente los restaurantes su inventario?
La mayoría de los restaurantes utilizan una combinación de disciplina de la vieja escuela y tecnología de la nueva escuela. Los detalles varían enormemente según si diriges un food truck o una empresa con capacidad para 200 personas, pero los principios siguen siendo los mismos.
En esencia, la gestión del inventario de los restaurantes consiste en rastreando tres cosas: lo que tienes, lo que necesitas y lo que estás usando. Sencillo en teoría, tremendamente complejo en la práctica, especialmente cuando tienes que hacer malabares con más de 200 ingredientes en varios lugares de almacenamiento mientras tu sous chef insiste en que se te acabaron las chalotas (no, están justo detrás del apio).
Los cuatro tipos de gestión de inventario
Gestión periódica del inventario es el enfoque clásico de «contar todo semanalmente». Las existencias se cuentan físicamente a intervalos establecidos, por lo general de forma semanal o mensual. Es de baja tecnología, confiable y perfecto para operaciones más pequeñas. ¿La desventaja? Estás volando un poco a ciegas entre cuentas.
Gestión permanente del inventario rastrea cada artículo en tiempo real a medida que entra y sale de tu cocina. Cada entrega se registra, cada plato vendido se deduce. Es más preciso, pero exige una disciplina seria (y, por lo general, software). La investigación muestra que los datos en tiempo real optimizan significativamente las operaciones de los restaurantes.
Administración justo a tiempo (JIT) es el acto de cuerda floja de los sistemas de inventario. Usted pide exactamente lo que necesita, exactamente cuando lo necesita. Cuando funciona, minimizas los costes de almacenamiento y los residuos. Cuando falla, estás consumiendo 86 veces la mitad de tu menú un viernes por la noche.
Análisis ABC clasifica el inventario por importancia y valor. Sus productos «A» son ingredientes de alto valor que requieren una atención constante (piense en carne de res o mariscos frescos de primera calidad). Los productos «B» tienen un valor moderado. Los artículos «C» son productos básicos de bajo costo que puedes darte el lujo de pedir un poco en exceso.
Los 5 pasos esenciales de la gestión del inventario
Piense en la gestión del inventario como un ciclo continuo, no como una tarea única. Este es el ciclo que hace que las cocinas exitosas funcionen sin problemas:
1. Pedido y recepción — Aquí es donde la mayoría de los restaurantes comienzan a perder dinero sin darse cuenta. Necesitas órdenes de compra estandarizadas, relaciones confiables con los proveedores y alguien que realmente verifique las entregas con las facturas.
2. Almacenamiento y organización — Todo necesita un hogar, una etiqueta y una fecha. Usa el método FIFO (primero en entrar, primero en salir) religiosamente. Las acciones nuevas van detrás de las antiguas, cada vez.
3. Seguimiento y monitoreo — Cuenta lo que tienes y compáralo con lo que tienes deberías según sus registros. Los sistemas avanzados ahora utilizan sensores de IoT y tecnología inteligente para automatizar gran parte de esta supervisión.
4. Uso y distribución de porciones — Cada plato que salga de tu cocina debe usar ingredientes medidos con precisión. El control de las porciones no consiste en ser tacaño, sino en mantener la consistencia y gestionar los costos.
5. Análisis y ajuste — Revisa tus informes de inventario semanalmente. ¿Qué artículos tienen un alto contenido de residuos? ¿Qué platos tienen porcentajes de costo de comida pésimos? Ajústelo en consecuencia.
¿Cuáles son las tres técnicas para controlar el inventario?
¿Quieres controlar realmente lo que sucede en tu cocina en lugar de simplemente documentar el caos? Concéntrese en estos tres enfoques comprobados:
La regla 30/30/30
Este es un marco que ha salvado a innumerables restaurantes: compruebe su los 30 mejores artículos cada 30 días y tratar de reducir la varianza a un nivel inferior 30%. Los ingredientes que más mueven merecen una atención desproporcionada porque ahí es donde está el dinero.
Esta regla te obliga a concentrarte. En lugar de ahogarse en los datos de 500 partidas, te concentras en los productos que realmente mueven la balanza financiera.
Sistemas Par Level
Los niveles de par son la columna vertebral de los pedidos inteligentes. Para cada ingrediente, establece una cantidad mínima (cuando vuelvas a hacer un pedido) y una cantidad máxima (cuánto pedir). Si lo haces bien, nunca volverás a pedir en exceso hongos portobello que se pongan viscosos antes de servirlos.
La configuración de los pares requiere analizar tus patrones de uso reales, no hacer conjeturas. Controle cuánto consume durante los períodos más lentos y ajetreados, tenga en cuenta los plazos de entrega de los proveedores y cree un pequeño margen de seguridad.
El ratio de rotación de inventario
Esta métrica te indica cuántas veces realizas un ciclo completo de inventario en un período determinado. Calcúlalo dividiendo el costo de los productos vendidos por el valor promedio de tu inventario.
Una rotación más alta generalmente significa que estás trabajando de manera eficiente y fresca. Sin embargo, si es demasiado alto, corre el riesgo de que se agoten las existencias. Si es demasiado bajo, estarás acumulando dinero en inventario obsoleto. La mayoría de los restaurantes deberían apuntar De 4 a 12 turnos al mes según su concepto.
¿Cuánto inventario debe tener un restaurante?
Esta es la realidad financiera: el inventario es efectivo que no está en tu cuenta bancaria. Cuanto menos puedas llevar contigo sin dejar de operar sin problemas, más saludable será tu flujo de caja.
El rango objetivo: 5-7 días de inventario para la mayoría de los restaurantes. Calcula esto dividiendo el valor de tu inventario actual por tu COGS diario promedio.
Ejemplo: Tienes un inventario de 12 000$ y tu COGS diario promedio es de 2000$. Eso equivale a 6 días de inventario, justo en el punto óptimo.
Comer bien con ingredientes especiales puede tardar entre 7 y 10 días. Los pedidos de comida rápida, informal y de gran volumen con entregas frecuentes pueden tardar entre 3 y 5 días. Los camiones de comida a veces funcionan solo de 1 a 2 días.
¿Qué es FIFO y por qué es importante?
FIFO (primero en entrar, primero en salir) significa que utilizas el inventario más antiguo antes que el más nuevo. Este es el único método aceptable para el inventario de restaurantes porque los alimentos son perecederos.
Cuando llegue la entrega de productos del martes, se va detrás La entrega del lunes se hace sin cita previa. Usas primero el lunes, para evitar que se estropee. Parece obvio, pero he visto a innumerables cocinas perder miles de dólares porque el personal se lleva la nueva caja, de fácil acceso, en lugar de sacar la vieja de atrás.
El FIFO no es opcional. Es obligatorio. Conviértalo en una prioridad de capacitación, hágalo cumplir de manera religiosa y construya sus sistemas de almacenamiento para que sea la opción más fácil y natural.
La forma más sencilla de gestionar el inventario
¿Quieres un enfoque sencillo y realmente alcanzable que ofrezca el 80% de los resultados con el 20% del esfuerzo?
1. Cuenta tus 20 artículos principales semanalmente. Fija una cita periódica en el calendario. El mismo día, la misma hora, sin excusas.
2. Haz un seguimiento de todo en una hoja de cálculo sencilla. Apertura de inventario + compras; cierre de inventario = uso. Compara el uso con lo que usas deberías han utilizado en función de las ventas.
3. Fechar absolutamente todo con cinta azul y un rotulador. Este hábito único evita más desperdicios que cualquier software sofisticado.
4. Establece puntos de reorden para tus artículos principales. Cuando te queden 2 o 3 días de suministro, pide más.
5. Revise diariamente los artículos con alto nivel de robo. Tarda dos minutos. Evita miles de pérdidas.
Eso es todo. Sin software complicado, sin procesos de 47 pasos. Solo una ejecución coherente de los fundamentos básicos.
Cómo calcular el COGS y por qué es importante
El COGS (costo de los bienes vendidos) es la métrica financiera que vincula tu inventario directamente con la rentabilidad:
COGS = Inventario inicial + Compras - Inventario final
Supongamos que empezaste el mes con un inventario de 8 000$, compraste 25 000$ en producto y terminaste con 7 000$ restantes. Tu COGS sería de 8 000$ + 25 000$ - 7 000$ = 26 000$.
Su porcentaje de COGS es COGS dividido por las ventas. Si vendió 80 000$ ese mes, su porcentaje de COGS es del 32,5%. La mayoría de los restaurantes apuntan 28 A 35% DE ENGRANAJES, según el concepto.
¿Por qué importa esto? Porque los recuentos de inventario precisos afectan directamente al cálculo del COGS, que determina si realmente eres rentable. Inventario deficiente = datos financieros incorrectos = malas decisiones empresariales.
¿Con qué frecuencia debe hacer un inventario?
Inventario físico completo: Semanal, mínimo. La mayoría de los restaurantes bien gestionados lo hacen todos los domingos por la noche o los lunes por la mañana.
Inventario parcial (los 30 artículos principales): Tres veces a la semana o incluso a diario para operaciones de gran volumen.
Controles puntuales de artículos de gran valor: Diariamente. Se tarda 5 minutos en comprobar que todavía tienes la cantidad correcta de chuletones y salmón.
Contar con más frecuencia suena tedioso, pero en realidad hace que cada recuento sea más rápido porque hay menos cambios en el documento. El costo de no ¿contar con regularidad? Pérdidas invisibles que destruyen la rentabilidad.
¿Quién es responsable del inventario?
La responsabilidad final debe recaer en una persona que tiene tanto conocimientos operativos como perspicacia empresarial. Por lo general, es el chef o gerente de cocina en las operaciones más pequeñas, el gerente general en los restaurantes medianos o un gerente de inventario dedicado en las operaciones más grandes.
Pero he aquí el truco: si bien una persona es responsable en última instancia, todos en la cocina afectan al inventario a través de sus acciones diarias. El cocinero de línea que come porciones en exceso. El cocinero de preparación que deja entreabierta la puerta del vestidor. El lavaplatos que raspa los alimentos utilizables y los arroja a la basura.
Haga un inventario de los asuntos de todos compartiendo los resultados. Publica un número semanal que muestre el porcentaje del costo de los alimentos y el desperdicio. Cuando el equipo ve una mejora, asume la responsabilidad.
El resultado final
Dirigir un restaurante ya es bastante difícil sin que te pongas un tiro en el pie por una mala gestión del inventario. Nunca vas a lograr un nivel perfecto de cero residuos con cero desabastecimientos; ese no es el objetivo.
El objetivo es la mejora continua: desperdiciar un poco menos este mes que el mes pasado, quedarse sin artículos clave con menos frecuencia y tomar decisiones de pedido basadas en datos en lugar de en instintos.
Empieza de forma sencilla. Elige una cosa de esta guía: tal vez sea implementar el FIFO de forma religiosa, establecer niveles de par para tus 20 objetos principales o simplemente contar tu inventario semanalmente. Domina una cosa y añade la siguiente.
Los restaurantes que ganan no son necesariamente los que tienen la mejor comida. Son los que combinan la buena comida con sólidos fundamentos empresariales. Y la gestión del inventario se encuentra en el centro de esos fundamentos.
Tus tomates no se van a contar solos. Esfuérzate —un trabajo poco atractivo, tedioso y repleto de hojas de cálculo— y encontrarás dinero que no sabías que estabas perdiendo.
¿Estás listo para mejorar las operaciones de tu restaurante? Empieza por realizar un recuento completo del inventario esta semana y, a continuación, haz un seguimiento de tus 30 artículos principales durante 30 días. Los números le dirán exactamente dónde centrar sus esfuerzos de mejora.
Ready to try Fresh KDS in your restaurant?
.png)
.webp)
