Écoutez, je vais être honnête avec vous : la gestion des stocks dans la cuisine d'un restaurant n'est pas vraiment le sujet le plus sexy du monde culinaire. Personne ne rêve d'ouvrir un restaurant pour pouvoir compter les tomates à 23 heures un mardi. Mais voici le truc : maîtrisez votre inventaire et, tout à coup, vous ne perdrez plus d'argent sur des produits avariés ou sur des produits brouillés parce qu'il vous manque trois steaks pendant la période de pointe du dîner du samedi.
J'ai vu de brillants chefs dotés de talents de niveau Michelin fermer leurs portes parce qu'ils n'arrivaient pas à comprendre l'activité peu sexy qui consiste à suivre ce qui entre et ce qui sort. Et j'ai vu des spots apparemment ordinaires imprimer de la monnaie parce qu'ils définissaient les fondamentaux. Alors oui, la gestion des stocks est très importante.
L'industrie de la restauration perd environ 4 à 10 % des achats alimentaires sont gaspillés avant même qu'il n'atteigne l'assiette du client. Il ne s'agit pas simplement d'une négligence environnementale ; il s'agit d'un pur profit qui est jeté directement à la benne à ordures. Les restaurateurs modernes se tournent de plus en plus vers la technologie pour mettre fin à ces hémorragies financières, et pour cause.
Comment les restaurants gèrent-ils réellement leur inventaire ?
La plupart des restaurants utilisent une combinaison de discipline traditionnelle et de technologie moderne. Les détails varient énormément selon que vous gérez un food truck ou une entreprise de 200 places, mais les principes restent les mêmes.
À la base, la gestion des stocks des restaurants consiste à suivi de trois choses: ce que vous avez, ce dont vous avez besoin et ce que vous utilisez. Simple en théorie, incroyablement complexe en pratique, surtout lorsque vous devez jongler avec plus de 200 ingrédients répartis sur plusieurs sites de stockage alors que votre sous-chef insiste sur le fait que vous n'avez plus d'échalotes (ce n'est pas le cas, elles sont juste derrière le céleri).
Les quatre types de gestion des stocks
Gestion périodique des stocks est l'approche classique consistant à « tout compter chaque semaine ». Vous comptez physiquement les stocks à intervalles fixes, généralement une fois par semaine ou par mois. Il est peu technologique, fiable et parfait pour les petites opérations. L'inconvénient ? Vous volez un peu à l'aveugle entre les comptes.
Gestion perpétuelle des stocks suit chaque article en temps réel lorsqu'il entre et sort de votre cuisine. Chaque livraison est enregistrée, chaque plat vendu est déduit. C'est plus précis mais demande une discipline sérieuse (et généralement un logiciel). La recherche montre que les données en temps réel optimisent de manière significative les opérations des restaurants.
Gestion juste à temps (JIT) est l'acte le plus complexe des systèmes d'inventaire. Vous commandez exactement ce dont vous avez besoin, exactement quand vous en avez besoin. Lorsque cela fonctionne, vous réduisez les coûts de stockage et les déchets. En cas d'échec, vous êtes en train de manger la moitié de votre menu le vendredi soir.
Analyse ABC classe les stocks en fonction de leur importance et de leur valeur. Vos produits « A » sont des ingrédients de grande valeur qui nécessitent une attention constante (pensez au bœuf de première qualité ou aux fruits de mer frais). Les articles « B » ont une valeur modérée. Les articles « C » sont des produits de base bon marché que vous pouvez vous permettre de surcommander légèrement.
Les 5 étapes essentielles de la gestion des stocks
Considérez la gestion des stocks comme une boucle continue et non comme une tâche ponctuelle. Voici le cycle qui assure le bon fonctionnement des cuisines :
1. Commande et réception — C'est là que la plupart des restaurants commencent à perdre de l'argent sans s'en rendre compte. Vous avez besoin de bons de commande standardisés, de relations fiables avec les fournisseurs et d'une personne qui vérifie réellement les livraisons par rapport aux factures.
2. Stockage et organisation — Tout a besoin d'une maison, d'une étiquette et d'une date. Utilisez la méthode FIFO (First In, First Out) religieusement. Les nouveaux stocks prennent du retard sur les anciens, à chaque fois.
3. Suivi et surveillance — Comptez ce que vous avez et comparez-le à ce que vous avez devrait selon vos dossiers. Les systèmes avancés utilisent désormais des capteurs IoT et des technologies intelligentes pour automatiser une grande partie de cette surveillance.
4. Utilisation et portionnement — Chaque plat qui sort de votre cuisine doit utiliser des ingrédients dosés avec précision. Le contrôle des portions n'est pas une question d'avarice, mais une question de cohérence et de gestion des coûts.
5. Analyse et ajustement — Passez en revue vos rapports d'inventaire chaque semaine. Quels articles génèrent le plus de déchets ? Quels plats ont des pourcentages de prix des aliments épouvantables ? Ajustez en conséquence.
Quelles sont les trois techniques de contrôle des stocks ?
Vous voulez réellement contrôler ce qui se passe dans votre cuisine au lieu de simplement documenter le chaos ? Concentrez-vous sur ces trois approches éprouvées :
La règle des 30/30/30
Voici un cadre qui a permis de sauver d'innombrables restaurants : vérifiez votre les 30 meilleurs articles chaque 30 jours et visent à réduire la variance à moins 30 %. Vos principaux ingrédients méritent une attention disproportionnée, car c'est là que se trouve l'argent.
Cette règle vous oblige à vous concentrer. Au lieu de vous noyer dans les données provenant de 500 rubriques, vous vous concentrez sur les produits qui font réellement avancer les choses sur le plan financier.
Systèmes Par Level
Les niveaux de parité constituent l'épine dorsale des commandes intelligentes. Pour chaque ingrédient, établissez une quantité minimale (lorsque vous passez une nouvelle commande) et une quantité maximale (quantité à commander). Si vous faites les choses correctement, vous ne commanderez jamais trop de champignons portobello qui deviennent visqueux avant de servir à nouveau.
La définition de pars nécessite d'analyser vos habitudes d'utilisation réelles, et non de deviner. Suivez la quantité que vous consommez pendant vos périodes les plus lentes et les plus chargées, tenez compte des délais de livraison des fournisseurs et constituez une petite marge de sécurité.
Le ratio de rotation des stocks
Cette métrique vous indique le nombre de fois que vous parcourez complètement votre inventaire au cours d'une période donnée. Calculez-le en divisant le coût des marchandises vendues par la valeur moyenne de vos stocks.
Un chiffre d'affaires plus élevé signifie généralement que vous êtes en pleine forme. Trop élevé, cependant, et vous risquez des ruptures de stock. Trop faible, et vous bloquez de l'argent dans un inventaire vieillissant. La plupart des restaurants devraient cibler 4 à 12 tours par mois en fonction de leur concept.
Quel doit être l'inventaire d'un restaurant ?
Voici la réalité financière : les stocks sont des espèces qui ne se trouvent pas sur votre compte bancaire. Moins vous pouvez en emporter tout en continuant à fonctionner correctement, plus votre flux de trésorerie sera sain.
La fourchette cible : 5 à 7 jours d'inventaire pour la plupart des restaurants. Calculez cela en divisant la valeur actuelle de votre inventaire par votre COGS quotidien moyen.
Exemple : vous avez 12 000$ en stock et votre COGS quotidien moyen est de 2 000$. Cela représente 6 jours d'inventaire, juste au point idéal.
Une cuisine raffinée avec des ingrédients de spécialité peut durer de 7 à 10 jours. Les services de restauration rapide et occasionnels à volume élevé avec des livraisons fréquentes peuvent fonctionner dans un délai de 3 à 5 jours. Les food trucks fonctionnent parfois en 1 à 2 jours seulement.
Qu'est-ce que le FIFO et pourquoi est-ce important ?
FIFO (premier entré, premier sorti) signifie que vous utilisez l'ancien inventaire avant le nouveau. C'est le seule méthode acceptable pour l'inventaire des restaurants, car les aliments sont périssables.
Lorsque la livraison des produits du mardi arrive, elle est derrière Livraison le lundi au walk-in. Vous utilisez le premier lundi pour éviter la détérioration. Cela semble évident, mais j'ai vu d'innombrables cuisines perdre des milliers de dollars parce que le personnel prend la nouvelle boîte facile d'accès au lieu de sortir l'ancienne par l'arrière.
Le FIFO n'est pas facultatif. C'est obligatoire. Faites-en une priorité de formation, appliquez-la rigoureusement et concevez vos systèmes de stockage pour en faire un choix naturel et facile.
Le moyen le plus simple de gérer l'inventaire
Vous voulez une approche simple et réellement réalisable qui permet d'obtenir 80 % des résultats avec 20 % de l'effort ?
1. Comptez vos 20 meilleurs articles chaque semaine. Fixez un rendez-vous récurrent dans le calendrier. Même jour, même heure, aucune excuse.
2. Suivez tout sur une simple feuille de calcul. Ouverture de l'inventaire + achats - clôture de l'inventaire = utilisation. Comparez l'utilisation à ce que vous devrait ont utilisé en fonction des ventes.
3. Datez absolument tout avec du ruban adhésif bleu et un marqueur. Cette habitude unique permet d'éviter plus de gaspillage que n'importe quel logiciel sophistiqué.
4. Définissez des points de réapprovisionnement pour vos meilleurs articles. Lorsqu'il vous reste 2 à 3 jours d'approvisionnement, commandez plus.
5. Inspectez quotidiennement les articles fréquemment volés. Ça prend deux minutes. Permet d'éviter des milliers de pertes.
C'est ça Pas de logiciel compliqué, pas de processus en 47 étapes. Juste une exécution cohérente des principes fondamentaux de base.
Comment calculer le COGS et pourquoi c'est important
Le COGS (Cost of Goods Sold) est l'indicateur financier qui lie directement votre inventaire à la rentabilité :
COGS = Inventaire de début + Achats - Inventaire de fin
Supposons que vous ayez commencé le mois avec 8 000$ en stock, que vous ayez acheté 25 000$ de produits et que vous ayez terminé avec 7 000$ restants. Votre COGS serait de 8 000$ + 25 000$ - 7 000$ = 26 000$.
Votre pourcentage COGS est égal au COGS divisé par les ventes. Si vous avez vendu 80 000$ ce mois-là, votre pourcentage COGS est de 32,5 %. La plupart des restaurants ciblent 28 À 35 % DE ROUAGES, selon le concept.
Pourquoi est-ce important ? Parce que la précision des inventaires influe directement sur le calcul de votre COGS, qui détermine si vous êtes réellement rentable. Inventaire bâclé = mauvaises données financières = mauvaises décisions commerciales.
À quelle fréquence devez-vous faire l'inventaire ?
Inventaire physique complet : Hebdomadaire, minimum. La plupart des restaurants bien gérés le font tous les dimanches soirs ou lundis matins.
Inventaire partiel (30 articles les plus populaires) : Trois fois par semaine, voire tous les jours pour les opérations à très haut volume.
Contrôles ponctuels sur les articles de grande valeur : Quotidien. Cela prend 5 minutes pour vérifier que vous avez toujours la bonne quantité de côtes-côtes et de saumon.
Un comptage plus fréquent peut sembler fastidieux, mais cela permet en fait d'accélérer chaque comptage car il y a moins de modifications à apporter au document. Le coût de pas compter régulièrement ? Des pertes invisibles qui détruisent la rentabilité.
Qui est responsable de l'inventaire ?
La responsabilité ultime devrait incomber à une personne qui possède à la fois des connaissances opérationnelles et un sens aigu des affaires. Il s'agit généralement du chef/directeur de cuisine dans les petites entreprises, du directeur général des restaurants de taille moyenne ou d'un responsable des stocks dédié dans les grandes entreprises.
Mais voici le hic : alors qu'une seule personne est responsable en fin de compte, toutes les personnes dans la cuisine influe sur les stocks par leurs actions quotidiennes. Le cuisinier de ligne qui fait trop de portions. Le cuisinier qui laisse la porte ouverte. Le lave-vaisselle qui met les aliments utilisables à la poubelle.
Faites l'inventaire des activités de chacun en partageant les résultats. Publiez un chiffre hebdomadaire indiquant le pourcentage du coût des aliments et le gaspillage. Lorsque l'équipe constate une amélioration, elle prend les choses en main.
L'essentiel
Gérer un restaurant est déjà assez difficile sans se tirer une balle dans le pied à cause d'une mauvaise gestion des stocks. Vous n'atteindrez jamais le zéro déchet parfait sans aucune rupture de stock. Ce n'est pas l'objectif.
L'objectif est l'amélioration continue : gaspillez un peu moins ce mois-ci que le mois dernier, vous êtes à court d'articles clés moins fréquemment, prenez des décisions de commande sur la base de données plutôt que sur des intuitions.
Commencez simplement. Choisissez une chose dans ce guide : peut-être qu'il s'agit de mettre en œuvre la FIFO de manière religieuse, peut-être qu'il s'agit de fixer des niveaux égaux pour vos 20 meilleurs articles, peut-être qu'il s'agit simplement de compter votre inventaire chaque semaine. Maîtrisez cette chose, puis ajoutez la suivante.
Les restaurants gagnants ne sont pas nécessairement ceux qui proposent la meilleure cuisine. Ce sont eux qui allient une bonne cuisine à de solides fondamentaux commerciaux. Et la gestion des stocks est au cœur de ces principes fondamentaux.
Vos tomates ne compteront pas d'elles-mêmes. Mettez-vous au travail, un travail peu sexy, fastidieux et rempli de feuilles de calcul, et vous trouverez de l'argent que vous ne saviez pas perdre.
Êtes-vous prêt à améliorer les opérations de votre restaurant ? Commencez par effectuer un inventaire complet cette semaine, puis suivez vos 30 meilleurs articles pendant 30 jours. Les chiffres vous indiqueront exactement où concentrer vos efforts d'amélioration.
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