¿Conoces esa sensación cuando entras en un restaurante para tomar tu pedido de comida para llevar y nadie parece saber dónde está? Sí, eso no solo es frustrante para ti, sino que también es una pesadilla para el restaurante. Bienvenido al mundo en el que las soluciones de pantalla digital están revolucionando la forma en que los restaurantes gestionan los pedidos de recogida, y honestamente, ya era hora.

La pandemia no solo cambió la forma en que pedimos comida, sino que reconfiguró por completo la relación de la industria de los restaurantes con la tecnología. De repente, la recogida y la entrega a domicilio no eran solo cosas buenas, sino que se convertían en un salvavidas. Y con ese cambio surgió la necesidad imperiosa de sistemas digitales que realmente funcionaran.

Déjame explicarte el panorama de las soluciones de pantalla digital que están cambiando las reglas del juego para los restaurantes que gestionan pedidos para recoger. Confía en mí, este no es el típico argumento de venta de un experto en tecnología. Se trata de material práctico que puede transformar su operación de caótica a tranquila.

¿Qué es exactamente un sistema de pedidos digitales?

Antes de sumergirnos en las sofisticadas pantallas y software, dejemos muy claro de qué estamos hablando. Un sistema digital de pedidos es, en esencia, la columna vertebral de la tecnología que permite a los clientes hacer pedidos de forma electrónica (ya sea a través de tu sitio web, una aplicación móvil, una plataforma de terceros o incluso un quiosco de tu restaurante) y permite al personal de cocina y de recepción recibir, preparar y gestionar esos pedidos de manera eficiente.

Piense en él como el director de la orquesta de su restaurante. Toma todas las solicitudes de pedidos entrantes de diferentes canales y se asegura de que todos estén tocando la misma canción.

Los componentes principales

Un ecosistema de pedidos digitales adecuado para los pedidos de recogida suele incluir:

• Plataformas de recepción de pedidos (tu sitio web, aplicaciones, quioscos)
• Sistemas de visualización de cocina (KDS) que sustituyen a los billetes de papel
• Pantallas orientadas al cliente que muestran el estado del pedido
• Software de administración de back-end que lo une todo

La magia ocurre cuando estos componentes realmente se comunican entre sí. Ahí es donde la mayoría de los restaurantes tienen dificultades: tienen cinco sistemas diferentes que no se comunican, y eso se nota en la experiencia del cliente.

Sistemas de visualización de cocina: la columna vertebral de las operaciones de recogida modernas

Empecemos por la esencia de cualquier solución de pantalla digital para recoger pedidos: el Kitchen Display System o KDS. Si sigues usando billetes de papel en 2025, no te estoy juzgando (bueno, quizás un poco), pero te estás perdiendo algunas ventajas operativas importantes.

Un KDS reemplaza esos boletos de pedido endebles y manchados de grasa por pantallas digitales que muestran los pedidos en tiempo real. Pero aquí está la cuestión: un buen KDS hace mucho más que solo mostrar lo que hay que cocinar.

Serve every order on time

Fresh KDS keeps orders organized, your team on track and every shift running smoothly so service stays on time.

Por qué KDS es importante para los pedidos de recogida

Cuando se trata específicamente de pedidos de recogida, tableros de menús digitales y sistemas de visualización le brindan una visibilidad y un control que el papel simplemente no puede igualar. Puedes priorizar los pedidos en función de las horas de recogida, marcar los pedidos que se están retrasando y ver al instante qué pedidos deben estar empaquetados y listos en el mostrador.

Las soluciones modernas de KDS le permiten:

• Filtra los pedidos por tipo (restaurante, recogida, entrega)
• Configura alertas y temporizadores automáticos para cada pedido
• Realice un seguimiento de los tiempos de cumplimiento de los pedidos e identifique los cuellos de botella
• Dirige artículos específicos a estaciones de cocina específicas
• Intégralo con tu sistema POS sin problemas

La regla 30/30/30, que sugiere que los restaurantes deben tener como objetivo un 30% de costo de comida, un 30% de costo de mano de obra y un 30% de margen de beneficio, se vuelve mucho más alcanzable cuando puedes rastrear y optimizar las operaciones de tu cocina en tiempo real.

El rastreador de pedidos orientado al cliente muestra: The Unsung Hero

Aquí es donde las cosas se ponen realmente interesantes. Mientras el personal de su cocina lo aplasta con su KDS, sus clientes se quedan en el mostrador preguntándose si su pedido existe. Ahí es donde entran en juego las pantallas de seguimiento de pedidos orientadas a los clientes.

Tecnología de seguimiento de pedidos muestra a los clientes exactamente en qué punto del proceso de preparación se encuentra su pedido. Es como la tabla de salida de un vuelo en un aeropuerto, pero para comer. Y al igual que las tablas de los aeropuertos, elimina por completo la ansiedad de no saber lo que está pasando.

Qué hace que los rastreadores de pedidos sean esenciales

He visto esta transformación de primera mano en docenas de restaurantes. Cuando los clientes ven su número de pedido en una pantalla que pasa de «Preparando» a «Listo para recoger», ocurre algo mágico: dejan de preguntar al personal por su pedido cada 30 segundos.

El impacto psicológico es enorme. Las personas están dispuestas a esperar más tiempo cuando tienen visibilidad sobre el proceso. Es la misma razón por la que somos más pacientes con un rastreador de pizzas que cuando nos dejan en la oscuridad.

Ventajas clave de las pantallas de seguimiento de pedidos:

• Reduce la congestión y las consultas de los clientes
• Mejora los tiempos de espera percibidos (incluso si los tiempos reales siguen siendo los mismos)
• Libera al personal para que se concentre en preparar los pedidos en lugar de responder a las preguntas
• Crea un ambiente moderno y profesional
• Permite a los clientes esperar cómodamente en un área designada

Tecnología Take-Out View: diseñada específicamente para la recogida

Ahora, si tienes un restaurante en el que los pedidos para recoger son una parte importante de tu negocio, necesitas algo más que un KDS general. Necesitas un vista especializada en comida para llevar que está diseñado específicamente para gestionar las operaciones de recogida.

Por lo general, en el mostrador de recogida o en la estación de entrega rápida hay una pantalla exclusiva para ver la comida para llevar y muestra solo los pedidos que están listos o a punto de estar listos para que los recoja el cliente. Es como tener un controlador de tráfico aéreo dedicado exclusivamente a tus pedidos para llevar.

Cómo Take-Out View cambia el juego

Piense en el típico caos de las horas punta: los pedidos para cenar salen volando, los repartidores esperan con impaciencia y los clientes hacen cola en el mostrador para recogerlos. Sin una vista exclusiva para la comida para llevar, el personal cambia constantemente de una pantalla a otra o se desplaza por una enorme lista en busca del pedido correcto.

Con la tecnología de visualización para llevar, todos los pedidos de recogida se aíslan en su propia pantalla y, por lo general, se organizan por hora de recogida o estado del pedido. El personal puede ver al instante:

• Qué pedidos están listos y en espera
• Qué clientes han llegado para recogerlos
• Qué pedidos se están retrasando
• Cuánto tiempo lleva guardada cada pedido (nadie quiere patatas fritas frías)

Esta separación de preocupaciones (mantener los pedidos de recogida en su propia pantalla dedicada) es lo que diferencia las implementaciones digitales para aficionados de las soluciones de nivel profesional.

¿Qué software utilizan realmente la mayoría de los restaurantes?

Hablemos de la implementación en el mundo real. El panorama del software para los sistemas de pedidos de restaurantes está abarrotado y, sinceramente, es un poco desordenado. Sin embargo, ciertas plataformas se han convertido en estándares de la industria.

La mayoría de los restaurantes utilizan una de estas categorías:

Sistemas POS todo en uno con pedidosEstos incluyen nombres como Toast, Square, Clover y Lightspeed. Se encargan de todo, desde aceptar pagos hasta gestionar pedidos y poner las vitrinas de la cocina. ¿Cuál es la ventaja? Todo está integrado. ¿La desventaja? Estás atrapado en su ecosistema.

Plataformas especializadas de gestión de restaurantesLas soluciones como Fresh KDS se centran específicamente en las operaciones de cocina y la gestión de pedidos. Suelen funcionar con varios sistemas de punto de venta (son «independientes del punto de venta», según el lenguaje de la industria), lo que le brinda más flexibilidad.

Plataformas de pedidos de tercerosDoorDash, Uber Eats, GrubHub: estas plataformas tienen sus propias herramientas de gestión de pedidos, pero están diseñadas principalmente para la entrega. Si la recogida es un canal importante para ti, querrás algo más sólido.

¿La mejor configuración? Por lo general, es una combinación. Un sólido sistema de punto de venta que se integra con un KDS especializado y con pantallas orientadas al cliente, a la vez que recibe pedidos de plataformas de terceros.

Métodos de entrega digital: cómo los pedidos llegan realmente a sus pantallas

Esto es algo que la mayoría de los artículos pasan por alto: ¿cómo llegan realmente los pedidos del teléfono de tu cliente a la pantalla de tu cocina? Entender los métodos de entrega digital es crucial si quieres un sistema que realmente funcione.

Las 7 etapas de la toma de pedidos

Cuando hablamos de la gestión digital de pedidos, normalmente hay siete etapas por las que pasa un pedido:

1. Realización de pedidos - El cliente envía el pedido a través del sitio web, la aplicación o el quiosco
2. Confirmación de pedido - El sistema valida el pedido y lo confirma con el cliente
3. Enrutamiento de pedidos - El pedido se envía a la estación de cocina o pantalla correspondiente
4. Preparación - La cocina recibe y comienza a preparar el pedido
5. Control de calidad - El pedido se verifica antes de empaquetarlo o enviarlo a la zona de recogida
6. Cumplimiento - El pedido está marcado como listo y se notifica al cliente
7. Finalización - Se recoge el pedido y se cierra la transacción

Cada etapa debe reflejarse en sus pantallas digitales en tiempo real. Eso es lo que separa un sistema de pedidos básico de uno sofisticado.

Automatización en el procesamiento de pedidos: el futuro ya está aquí

Hablemos de la automatización, porque aquí es donde las cosas se ponen realmente interesantes (y pueden dar miedo si te preocupa que la tecnología sustituya a los humanos; spoiler: no lo hará, pero hará que los humanos sean más eficientes).

Las soluciones modernas de pantallas digitales incluyen funciones de automatización como:

• Aceptación automática de pedidos desde plataformas en línea
• Enrutamiento inteligente que envía los artículos a la estación de preparación correcta
• Ajustes dinámicos del tiempo de preparación basado en la carga actual de la cocina
• Notificaciones automáticas a los clientes cuando los pedidos estén listos
• Análisis predictivo que le ayudan a prepararse para los períodos de mayor actividad

La palabra clave aquí es «automatización», no «reemplazo». Estos sistemas gestionan las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo para que su personal pueda centrarse en lo que mejor saben hacer los humanos: cocinar alimentos de calidad y prestar un servicio excelente.

¿Qué tecnología permite a los clientes hacer pedidos desde su mesa?

Si bien nos centramos en los pedidos para recoger, vale la pena mencionar la tecnología de pedidos en mesa, ya que muchos restaurantes ahora utilizan las mismas pantallas tanto para comer en el restaurante como para recoger. Los clientes pueden usar códigos QR en las mesas para hacer pedidos directamente desde sus teléfonos, que luego aparecen en las mismas pantallas de KDS junto con los pedidos para recoger.

Las tecnologías más comunes para ello son:

• Sistemas de menú de códigos QR (más barato y fácil de implementar)
• Pedidos basados en tabletas (más interactivo pero requiere inversión en hardware)
• Pedidos de aplicaciones móviles (lo mejor para fidelizar a los clientes)
• Sistemas POS de quiosco (ideal para entornos QSR)

La belleza de los sistemas modernos es que, ya sea que un pedido provenga de una mesa, un teléfono, un quiosco o tu sitio web, todo fluye a través del mismo proceso digital.

Implementación práctica: lo que necesita saber

Muy bien, basta de teoría. Hablemos de la implementación real de soluciones de pantalla digital en su restaurante. He visto muchos lanzamientos fallidos, así que estas son las consideraciones cruciales:

Estrategia de colocación de pantalla

El lugar donde coloques las pantallas es muy importante. Las pantallas de su KDS deben estar visibles para el personal de cocina sin crear problemas de visión. Las pantallas orientadas al cliente deben colocarse donde los clientes esperan con naturalidad, sin causar congestión en el mostrador.

Configuración de pantalla típica para las operaciones de recogida:

• Una o más pantallas KDS en la cocina (ubicadas junto a las estaciones de preparación)
• Una pantalla exclusiva para ver la comida para llevar en el mostrador de expedición o recogida
• Una pantalla de seguimiento de pedidos orientada al cliente en la zona de espera
• Opcional: tableta o pantalla en el stand anfitrión para gestionar la entrega de pedidos

La integración lo es todo

No puedo recalcarlo lo suficiente: sus pantallas digitales son tan buenas como los sistemas que las alimentan con datos. Asegúrese de que la solución elegida se integre perfectamente con:

• Su sistema POS actual
• Plataformas de entrega de terceros (DoorDash, Uber Eats, etc.)
• El sistema de pedidos de su sitio web
• Tu software de gestión de inventario
• Su sistema de notificación al cliente (SMS/correo electrónico)

Si alguna de estas conexiones es inestable, acabarás con pedidos que se nos escapan. Y en el negocio de los restaurantes, la pérdida de un pedido no es solo la pérdida de una venta, es la pérdida de un cliente.

Entrena a tu equipo

Hay algo de lo que nadie habla: el lado humano de la implementación de nuevas tecnologías. Sus pantallas pueden ser perfectas, pero si su personal no sabe cómo usarlas de manera eficaz, está desperdiciando su dinero.

Presupueste el tiempo para una formación adecuada. Asegúrese de que todos entiendan:

• Cómo leer las pantallas con precisión
• Qué hacer cuando los pedidos se retrasan
• Cómo marcar los pedidos como completados
• Con quién contactar cuando el sistema tenga problemas
• El plan de respaldo en caso de que las pantallas se caigan (sí, necesitas uno)

El verdadero ROI de las soluciones de pantallas digitales

Hablemos de dinero, porque eso es lo que realmente importa. Las soluciones de pantallas digitales para recoger pedidos no son baratas; una configuración adecuada puede costar desde unos pocos miles de dólares hasta decenas de miles de dólares, según el tamaño y las necesidades de su restaurante.

Pero esta es la cuestión: el ROI suele ser bastante convincente si se tiene en cuenta:

Eficiencia laboralEl personal dedica menos tiempo a buscar pedidos, responder a las preguntas de los clientes y corregir errores. En una operación típica, esto puede reducir entre un 15 y un 20% las necesidades de mano de obra del personal de recepción durante las horas punta.

Precisión del pedidoLos sistemas digitales reducen drásticamente la falta de comunicación entre el frente de la casa y la cocina. Menos errores se traducen en menos comida desperdiciada, menos compensaciones y clientes más satisfechos que, de hecho, regresan.

Rendimiento del clienteCuando puede procesar los pedidos de recogida de forma más rápida y fiable, puede gestionar un mayor volumen durante los períodos de mayor demanda. Ese es el impacto directo en los ingresos.

Reducción de los tiempos de espera de los clientesUn cumplimiento más rápido significa que los clientes pasan menos tiempo esperando y más tiempo impresionándose con tu eficiencia. Esto se traduce en mejores reseñas y en un marketing de boca en boca.

Cómo elegir la solución adecuada para su restaurante

No todas las soluciones de pantalla digital se crean de la misma manera, y lo que funciona para un QSR de gran volumen puede ser exagerado (o insuficiente) para su operación. A continuación te explicamos cómo elegir el sistema correcto:

Tenga en cuenta el volumen de sus pedidos

Si realizas menos de 20 pedidos de recogida por día, es posible que no te importe un sistema POS básico que incluya una gestión sencilla de los pedidos. Pero si los pedidos de recogida son una fuente importante de ingresos (por ejemplo, más de 100 pedidos al día), necesitas herramientas sólidas y especializadas.

Piensa en tu espacio

El diseño físico es importante. Una cocina pequeña necesita mamparas compactas y estratégicamente colocadas. Una operación grande puede necesitar varias pantallas en diferentes áreas de preparación. Recorre tu espacio y visualiza hacia dónde debe fluir la información.

Tenga en cuenta su oferta tecnológica

¿Qué tecnología utilizas ya? Empezar desde cero te brinda más flexibilidad, pero la mayoría de los restaurantes funcionan con los sistemas existentes. Elija soluciones que combinen bien con lo que ya tiene.

Plan para el crecimiento

Veo que los restaurantes cometen este error constantemente: compran un sistema para sus necesidades actuales sin pensar en dónde estarán dentro de dos años. Si planeas expandirte, abrir más locales o hacer crecer de manera significativa tu negocio de recogida, elige una solución que sea escalable.

Errores comunes que se deben evitar

Permítame ahorrarle algunos dolores de cabeza al compartir los errores que veo que los restaurantes cometen repetidamente:

Comprar la opción más barata - Los márgenes de los restaurantes son ajustados, lo entiendo. Sin embargo, escatimar en la solución de pantalla digital es como comprar cuchillos baratos: a la larga, pagarás más debido a la ineficiencia, los errores y, finalmente, a la sustitución de todo el sistema.

Ignorar los comentarios del personal - El gerente de su cocina y el personal de la exposición son los que usarán estas pantallas todos los días. Obtenga su opinión antes de comprar. Detectarán problemas de flujo de trabajo en los que nunca se te ocurriría.

Subestimar el tiempo de configuración - La mayoría de los restaurantes esperan tener sus nuevas pantallas digitales en funcionamiento en una semana. ¿Realidad? Planifique al menos un mes de configuración, integración y capacitación. Quizás más.

Olvidarse del apoyo - Cuando las pantallas de tus pedidos se apagan un viernes por la noche, necesitas ayuda ahora. Elige proveedores que ofrezcan asistencia en tiempo real, no aquellos en los que tengas que rellenar los tickets y esperar 48 horas para recibir una respuesta.

El futuro de la tecnología de recogida en restaurantes

Todavía estamos en las primeras etapas de la transformación digital en los restaurantes. Esto es lo que está por venir:

Sistemas basados en inteligencia artificial que predicen el volumen de pedidos y ajustan automáticamente los cronogramas de preparación. Tecnología de visión artificial que verifica que los pedidos estén completos antes de empaquetarlos. Integración con casilleros inteligentes para la recogida sin contacto. Pantallas de realidad aumentada que ayudan al personal de cocina a preparar los pedidos a la perfección.

Los restaurantes que inviertan en una sólida infraestructura de pantallas digitales ahora estarán en condiciones de aprovechar estos avances. ¿Los que todavía usan boletos de papel? Van a esforzarse por ponerse al día.

Hacer que funcione: su plan de acción

Si está listo para implementar o actualizar sus soluciones de pantallas digitales para los pedidos de recogida, esta es su hoja de ruta:

1. Audite su sistema actual - ¿Qué funciona? ¿Qué está causando los cuellos de botella?
2. Defina sus requisitos - Volumen de pedidos, necesidades de integración, limitaciones de espacio
3. Soluciones de investigación - Busque sistemas que se ajusten a su operación específica
4. Obtenga demostraciones - Vea realmente los sistemas en acción, preferiblemente en restaurantes similares al suyo
5. Calcule un ROI realista - Tenga en cuenta tanto los costos indirectos como los beneficios indirectos
6. Implementación del plan - Cronograma, programa de entrenamiento, sistemas de respaldo
7. Ejecute con cuidado - Considera un lanzamiento suave durante los períodos más lentos
8. Recopile comentarios - Del personal y los clientes, luego repita

El resultado final

Las soluciones de pantalla digital para los pedidos de recogida en restaurantes no solo tienen que ver con un aspecto moderno o mantenerse al día con las tendencias. Se trata de llevar a cabo una operación más eficiente y rentable que ofrezca una mejor experiencia al cliente. En una empresa en la que los márgenes son muy reducidos y la competencia es feroz, eso es sumamente importante.

Los restaurantes que ganarán en 2025 son los que han adoptado la tecnología no como un sustituto de la experiencia humana, sino como una herramienta que la amplifica. Sus pantallas digitales deberían hacer que su personal sea más eficaz, que su cocina esté más coordinada y que sus clientes estén más satisfechos.

Los pedidos de recogida han llegado para quedarse. La cuestión no es si necesitas mejores soluciones digitales, sino si estás preparado para implementarlas antes que la competencia.

¿Estás listo para transformar la forma en que tu restaurante gestiona los pedidos de recogida? La tecnología ya está aquí, comprobada y es más accesible que nunca. La única pregunta es: ¿qué estás esperando?

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